Phần mềm quản lý bán hàng POS – Excel ? Ai ưu việt hơn ?

Phần mềm quản lý bán hàng POS còn rất “lạ” với nhiều người

Khi được hỏi về phần mềm quản lý cửa hàng POS, nhiều người kinh doanh nhỏ và vừa cho rằng khó dùng hoặc không khác hơn việc quản lý bằng Excel hay giấy tờ sổ sách. Liệu nhận định như vậy là đúng hay sai ? Hãy cùng Blog CitiPOS phân tích cụ thể nhé !

Bạn cũng có thể học hỏi kinh nghiệm quản lý qua bài quản lý nhà kho ký gửi hiệu quả cao để nâng thêm tầm hiểu biết về kiến thức quản lý.

1. So sánh tính năng quản lý :

Blog CitiPOS cũng đã tổng hợp giúp bạn hiểu hơn về 6 loại khách hàng thường thấy trong ngành bán lẻ để đem lại lợi nhuận cao.

Đây là điều mà rất nhiều nhà quản lý kinh doanh quan tâm. Hãy cùng CitiPOS phân tích 2 phương thức này rõ hơn.

• Nói về quản lý bằng phần mềm Excel :

– Khi dùng phương thức này chỉ có thể lưu nhớ các thông tin về thương hiệu sản phẩm, phân loại từng mặt hàng, tình trạng kho hàng, khách hàng,…Dưới dạng từng sheet hoặc tệp riêng.

– Mỗi lần tìm kiếm hay soạn thảo mất hàng giờ nếu số lượng dữ liệu quá nhiều. Thêm nữa, quá trình nhập liệu dễ sai sót và khó dò tìm lỗi sai.

– Đối với việc quản lý bằng tay thì lại càng nhiều thông tin và dữ liệu kết toán hàng ngày. Việc thống kê bằng tay sau đó nhập lên Excel sẽ rất mất thời gian quản lý và gõ số liệu.

• Còn đối với quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng POS :

– Tất cả các chức năng và thuật toán của Excel đều đã có sẵn, hay nói cách khác là còn nhiều thuật toán và biện pháp tối ưu khác giúp cho việc kinh doanh hiệu quả hơn. Còn đối với việc quản lý : giúp người quản lý, kinh doanh giải quyết được nhiều vấn đề chi tiết hơn cả Excel.

– Tất cả thông tin từ sản phẩm, kho hàng, tình trạng xuất – nhập hàng, dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp,..Đều được lưu trữ trên phần mềm. Khi bạn muốn thay đổi hay tìm kiếm chỉ cần nhập tên hoặc mã riêng là sẽ có. Ngoài ra khi thay đổi dữ liệu sẽ lưu lại trên hệ thống. Tạo điều kiện cho người quản lý dễ kiểm tra thông tin và tránh thất thoát doanh thu.

– Phần mềm POS còn giúp bạn thống kê hàng nào đang bán chạy, doanh thu – chi như thế nào cụ thể để bạn dễ dàng lên kế hoạch phát triển kinh doanh xuất – nhập phù hợp.

– Ngoài ra, tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm, mã vạch giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.

2. So sánh khả năng báo cáo :

Xem thêm ý tưởng kinh doanh trà hoa kết hợp thời đại mới 

• Excel có mang lại hiệu quả cao hơn trong khả năng báo cáo :

Mỗi lần tính toán chi phí, doanh thu, bạn buộc phải sử dụng những hàm tính toán, mặc dù không cần động tới máy tính nhưng cấu trúc hàm lại khá rắc rối.

Nếu như có nhầm lẫn hay thiếu sót chi tiết nào đó thì phép toán đó sẽ sai lệch đồng. Và những báo cáo theo kiểu kinh doanh truyền thống thường được tổng hợp cuối kì. Bạn khó theo dõi và khó tránh nhầm lẫn.

Còn nếu bạn chỉ dựa trên kinh nghiệm, kĩ năng buôn bán. Hoặc tự tính nhẩm, tính tay thì việc sai sót và thất thoát sẽ càng lớn.

Hệ thống POS tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và dễ đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả cho chủ kinh doanh

• Quản lý bằng phần mềm quản lý cửa hàng hiệu quả ra sao :

Riêng nếu bạn dùng phần mềm bán hàng POS, chỉ với những cú click chuột nhanh gọn. Khi muốn truy xuất dữ liệu hoặc tổng hợp được tất cả chi phí, doanh thu, ngay lập tức lợi nhuận sẽ hiện ra màn hình. Trên hệ thống tự động lưu lại mà bạn không phải ghi nhớ bất kỳ điều gì.

Thêm vào đó, hệ thống POS giúp bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào : theo ngày, theo tuần, tháng hay hàng quý đều được.

3. So sánh tính năng bảo mật và bảo vệ dữ liệu toàn vẹn :

• Khi dùng phương thức quản lý cũ bằng Excel :

Hầu như mọi dữ liệu của bạn đều được lưu trữ trong một file hoặc nhiều sheet trên máy vi tính. Nếu lỡ xảy ra lỗi hay sự cố như virus tấn công thì nguy cơ bị mất rất cao.

Thường thấy các trang mạng, diễn đàn và tivi thông báo người dùng cẩn thận để tránh bị đánh cắp thông tin. Đối với dữ liệu thông tin trong thời đại này rất dễ bị kẻ gian đánh cắp. Ví dụ như phần mềm độc hại mà ta thường biết, hoặc các ứng dụng thịnh hành không rõ nguồn gốc,…

Ngoài ra, việc quản lý thông tin bằng sổ sách không bị kẻ gian dùng hình thức tấn công trực tuyến. Tuy nhiên, kẻ gian sẽ ghi chép, thay đổi số liệu làm chủ cửa hàng không thể nào quản lý được.

• Phần mềm quản lý POS tuyệt mật và bảo vệ an toàn dữ liệu :

Vì được thiết kế với công nghệ điện toán đám mây rất hiện đại nên dữ liệu kết nối thông qua internet đảm bảo luôn lưu trữ an toàn. Ngay cả khi máy tính của bạn có gặp sự cố hoặc bị ngắt kết nối vẫn bảo vệ dữ liệu cho việc kinh doanh an toàn.

Bên cạnh đó, chuẩn an ninh SSL được cài trên máy chủ website giúp khách hàng truy cập có thể xác minh được tính xác thực, độ tin cậy của web.

Đảm bảo an toàn mọi dữ liệu và thông tin trao đổi với khách hàng của bạn được mã hóa. Tránh nguy cơ bị can thiệp nếu không đủ yếu tố xác nhận. Riêng khi dùng phần mềm hệ thống quản lý POS bạn không cần lo thông tin sẽ bị lộ cho bên thứ ba nữa nhé.

4. Quản lý thất thoát tài chính :

• Nếu bạn vẫn cho rằng Excel giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả, thì bạn nên biết những điều này :

Nhiều cửa hàng kinh doanh nhỏ và vừa dùng phương pháp quản lý bằng file Excel. Đây là cách dùng những hàm tính toán có sẵn do Microsoft cung cấp. Nhưng họ quên rằng Excel không được trang bị tính năng kiểm soát, phân quyền cho nhân viên. Đây cũng là yếu tố thiếu sót rất lớn dễ gây ra thất thoát nếu nhân viên có ý đồ gian lận. Còn đối với phương pháp giấy tờ sổ sách càng dễ tạo “kẽ hở” cho kẻ gian lạm dụng.

• Hệ thống POS là cánh tay tài chính đắc lực trong kinh doanh dành cho bạn :

Phần mềm quản lý bán hàng POS thì khác, chúng ta cùng tìm hiểu cụ thể nào :

Đầu tiên, nhân viên được phân quyền can thiệp vào những mục đích khác nhau. Mọi nghiệp vụ mua – bán đều được lưu trữ tại lịch sử hệ thống, không thể thay đổi lịch sử của hệ thống và khi cần bạn dễ đối chiếu hơn.

Tiếp theo, nhiều người kinh doanh nghĩ rằng file Excel quản lý kho đơn giản và đảm bảo chính xác cao. Nhưng thực tế thì cho thấy Excel không như vậy. Excel không được trang bị tính năng cập nhật tình trạng kho, dễ sửa đổi số liệu. Như vậy càng tạo điều kiện dẫn tới tình trạng nhân viên gian dối ảnh hưởng thất thoát nghiêm trọng.

5. Chức năng quản lý mọi thời điểm :

• Khi người dùng sử dụng Excel :

Bạn buộc phải luôn dùng thiết bị máy vi tính hoặc smartphone có chứa tệp đó. Sẽ rất bất tiện nếu như máy tính bị hỏng . Hay khi dùng smartphone, table, ipad để soạn thảo rất mất thời gian và khó tìm kiếm. Hoặc có công việc phải đi xa.

Từ những trường hợp trên sẽ ảnh hưởng nhiều đến công việc theo dõi tình hình buôn bán của cửa hàng qua Excel.

Phần mềm quản lý bán hàng POS giúp bạn kết nối đa phương thức bất cứ nơi đâu

• Hệ thống POS đa nền tảng ứng dụng và cập nhật mọi dữ liệu chỉ cần có “bạn đồng hành” wifi :

Được xây dựng đa nền tảng: dùng trực tiếp trên trình duyệt, desktop, thiết bị di động và các thiết bị công nghệ khác. Dù bạn ở bất cứ đâu, hay không thể dùng thiết bị quản lý đã sử dụng trước đó. Bạn cũng có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng khi kết nối wifi.

6. Tính năng kết nối không giới hạn thiết bị :

Các thiết bị phần mềm quản lý kinh doanh POS có thể kết nối :

• Máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, máy in hóa đơn, cân điện tử…
• Các thiết bị thông minh : máy tính xách tay, máy tính bảng, ipad, smartphone,…

Nhưng với phần mềm Excel :

Excel không hề có nhiều tính năng này. Tuy Google đã nâng cấp ứng dụng Microsoft lên trực tuyến nhưng tính cập nhật và quản lý công việc lại không tiện lợi bằng phần mềm quản lý bán hàng POS.

Và hệ quả là việc quản lý và xây dựng quy trình kinh doanh không đồng nhất. Gây thiệt hại đến cửa hàng lẫn doanh thu trong thời buổi kinh tế khó khăn.

7. Cập nhật tính năng mới thường xuyên :

Dù phần mềm Excel miễn phí và đã quen thuộc với nhiều người kinh doanh. Tuy nhiên, ngoài được Google hỗ trợ online thì không có tính năng nào mới được cập nhật cả.

Còn phần mềm POS do nhà cung cấp nghiên cứu và phát triển thì hoàn toàn là một phạm trù khác. Với nhiều tính năng và luôn luôn không ngừng hoàn thiện quy trình phát triển kinh doanh. Qua đó mà người kinh doanh luôn có nhiều tính năng mới để ứng dụng.

Như vậy, vừa thấy rằng lợi ích của hệ thống phần mềm này là vô hạn và xu hướng kinh doanh đã thay đổi diện mạo mới hoàn toàn.

Lời kết

Nhờ những phân tích chi tiết này của CitiPOS. Chắc hẳn rằng chủ kinh doanh đã hiểu sự khác biệt rõ ràng như thế nào.

Dù cho Excel đã quen thuộc, luôn ưu đãi miễn phí và thuận tiện hơn quản lý bằng sổ sách. Nhưng Excel vẫn không phải là phương pháp tối ưu, chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Nếu muốn phát triển quy mô, quản lý kinh doanh và xây dựng quy trình bán hàng thống nhất thì ngay bây giờ hãy sử dụng Phầm mềm quản lý bán hàng CitiPOS.

Phần mềm quản lý bán hàng CitiPOS luôn hiểu tâm lý khách hàng và quan tâm đến người kinh doanh

Cảm ơn vì bạn đã tin dùng chúng tôi. Chúc bạn nhiều thành công trong công việc kinh doanh và quản lý thuận lợi !