Phần mềm quản lý quán ăn – Có nên dùng để quản lý thay thế con người hay không?

Thời đại công nghệ phát triển vượt bậc và được áp dụng vào nhiều ngành nghề khoa học kỹ thuật. Không khá khó khăn để công nghệ len lỏi vào ngành kinh doanh và trở thành công cụ đắc lực cho con người. Điển hình là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn. Quay trở lại khoảng 1 thập kỷ trước, các nhà hàng, quán ăn có thể kinh doanh tốt mà không cần phần mềm. Vậy thì lý do gì để phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn lại được phát minh ra. Nó có thực sự hiệu quả hơn so với khả năng quản lý của con người hay không? Bài viết dưới đây sẽ sử dụng hoạt động kinh doanh của một quán ăn nhỏ làm ví dụ. So sánh để chỉ ra những gì phần mềm quản lý quán ăn này có thể làm được.

>> Lợi ích của phần mềm POS mang lại đối với các quán ăn vừa và nhỏ

Giai đoạn chuẩn bị

Quán ăn do con người quản lý

Nhân viên lấy nguyên vật liệu để chuẩn bị mở cửa quán ăn. Số lượng nguyên vật liệu lấy ra được nhân viên đó lưu vào sổ sách để kiểm kê vào cuối ngày. Quản lý không thể kiểm soát chính xác số liệu được lấy ra hay không nếu không giám sát trực tiếp.

Quán ăn sử dụng phần mềm quản lý quán ăn

Nhân viên lấy nguyên vật liệu từ kho cần phải nhập số lượng chính xác vào phần mềm. Quản lý có thể quản lý chi tiết và có thể so sánh từ đó biết được số liệu có chính xác hay không?

Giai đoạn hoạt động

Gọi món

Quán ăn do con người quản lý: nhân viên phải đưa menu cho khách, khách chọn món rồi ghi vào giấy, xác nhận lại món ăn. Rồi mới đưa vào bếp.

Kết luận: khách hàng có thể không hài lòng do sơ xuất của nhân viên (ghi sai món, hết món ăn…). Thời gian phục vụ quá lâu do mất thời gian di chuyển…

Quán ăn sử dụng phần mềm quản lý quán ăn: khách hàng chủ động chọn món ăn trên menu điện tử. Chi tiết và hình ảnh món ăn hiển thị thực tế trên menu. Khi hoàn tất, danh sách món ăn sẽ chuyển vào máy in ở bếp.

Kết luận: chủ động trong việc kiểm soát tình trạng món ăn. Tránh xảy ra tình trạng ghi sai món. Tăng năng suất phục vụ cho nhân viên do không phải di chuyển vào bếp.

Thanh toán

Quán ăn do con người quản lý:  Nhân viên phải dùng máy tính hoặc tính nhẩm để cộng hoá đơn. Nhân viên có thể tính sai giá, tính nhầm tiền, mất quá nhiều thời gian để tính toán. Không thể xem chi tiết giá tiền từng món khiến khách hàng có thể nghi ngờ. Quản lý cũng không biết nhân viên có nâng cao giá để gian lận.

Quán ăn sử dụng phần mềm quản lý quán ăn: nhân viên chỉ cần thanh toán trên phần mềm, hoá đơn được in chi tiết. Thanh toán nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra còn có thể trả bằng thẻ ngân hàng mà không cần tiền mặt.

Kiểm kê

Quán ăn do con người quản lý: Cuối ngày nhân viên sẽ phải tính toán từ ghi chép sổ sách để báo cáo tổng thu chi, lợi nhuận cho chủ quán ăn. Số lượng quá nhiều khiến nhân viên có thể tính nhầm và mất thời gian. Chủ quán cần phải tính toán lại để kiểm tra độ chính xác, kiểm tra gian lận, thất thoát. Gây mất khá nhiều thời gian.

Quán ăn sử dụng phần mềm quản lý ăquán ăn: Mọi hoạt động kinh doanh đều được lưu vào cơ sở dữ liệu. Các số liệu này được máy tính tính toán nên không thể xảy ra nhầm lẫn. Chủ quán chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể kiểm tra được doanh thu, chi phí của quán. Và chủ quán không cần có mặt trực tiếp mà có thể kiểm tra qua điện thoại, máy tính bảng.

Kết luận

Phần mềm quản lý bán hàng cũng chỉ là công cụ hỗ trợ con người tối đa. Giúp rút gọn các thao tác không cần thiết trong hoạt động kinh doanh. Từ đó làm tăng năng suất của hoạt động kinh doanh, tăng lượng khách hàng và doanh thu. Phần mềm quản lý bán hàng chưa thể thay thế con người hoàn toàn trong hoạt động kinh doanh.