Yếu kém trong quản lý hàng tồn khiến nhiều doanh nghiệp điêu đứng

Sai lầm khi quản lý hàng tồn của các doanh nghiệp

Có thể bạn chưa biết, hàng tồn kho chính là một trong những tài sản “ngốn” nhiều tiền vốn nhất của doanh nghiệp. Và trong thời gian gần đây đang có chiều hướng gia tăng trong ngành bán lẻ. Chúng là nguồn hàng dự trữ cho hoạt động kinh doanh và sản xuất của mỗi doanh nghiệp. Và đa số các đơn vị kinh doanh đều gặp phải vấn đề về quản lý kho.  Bởi họ chưa nhận rõ mối nguy cũng như tác hại khi thực hiện sơ sài công việc này.  Để hiểu rõ hơn về những sai lầm không đáng có khi quản lý hàng tồn, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Xem thêm 5 nguồn hàng “không thể bỏ qua” khi doanh phụ kiện thời trang

Không xác định giới hạn tồn kho thường nhật

Giới hạn tồn kho được hiểu nôm na là số lượng hàng hóa được định mức duy trì trong kho. Chúng phục vụ cho nhu cầu cung ứng khi có những tình huống phát sinh. Khi định mức tồn kho chuẩn sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Xem thêm Phần mềm quản lý cửa hàng cá kiểng giúp bạn thoải mái kinh doanh

Mặt khác, việc quản lý hàng tồn yếu kém sẽ khiến doanh nghiệp mất đi nhiều mối làm ăn tốt. Thêm vào đó, họ sẽ không xoay sở kịp trước những vấn đề xảy ra bất ngờ. Đặc biệt là phải đối diện với các yêu cầu về vốn, phí bảo quản ,…Vậy nên thực hiện công việc quản lý hàng tồn định kỳ là việc phải làm để tránh tình trạng “có bệnh rồi mới tìm thầy thuốc”.

Không dự toán rõ nhu cầu khách hàng

Việc thua lỗ vì quản lý hàng tồn kho thiếu sót là vấn đề thường gặp của nhiều công ty lớn. Bởi chúng có riêng những kho hàng khổng lồ với số lượng khủng. Và để gia công đủ đơn hàng thì dự báo nhu cầu khách hàng đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt là trong ngành bán sỉ. Và doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rắc rối nếu việc tính toán bị sai sót.

Điển hình là trường hợp lỗ nặng của công ty Nike  Cụ thể là công ty thường sản xuất sản phẩm dựa trên dự báo trên phần mềm. Và không may chúng lại gặp phải sự cố vào thời điểm đó. Kết quả là sản phẩm khách yêu cầu lại thiết hụt trong khi lại đổ đống hàng không ai đặt mua. Thế mới nói cần phải chủ động và kỹ càng ở khâu dự toán nhu cầu người mua để tránh gây lỗ vốn không đáng. Và hơn hết là chủ trọng vào đầu tư phần mềm quản lý hàng tồn kho như CitiPOS để luôn cập nhật số liệu chính xác.

Sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học bên trong nhà kho

Xem thêm Bí quyết chăm sóc khách hàng online giúp cửa hàng kết nối hiệu quả

Đa số các doanh nghiệp tuyển dụng các thủ kho nhưng chưa chú trọng nhiều vào cách thức vận hành kho của họ. Nhiều nhân viên kho thường mắc sai lầm trong việc sắp xếp phân loại hàng tồn.  Điều này không chỉ xảy ra ở những kho hàng lớn mà còn xuất hiện ở các kho nhỏ.

Điều các họ cần làm là phân loại hàng hóa dựa trên các tiêu chuẩn riêng. Chẳng hạn như chủng loại, màu sắc, giá cả, hạn dùng, năng suất tiêu thụ,…Như thế nhân viên sẽ tiết kiệm được công sức trong việc tìm kiếm và vận chuyển hàng. Và doanh nghiệp cũng giữ lại được một khoản kha khá nhờ vào sự sắp xếp khoa học đó. Bởi thời gian là vàng bạc, tiết kiệm thời gian cũng chính là tiết kiệm nguồn tiền của mình.

Để tối ưu hóa vòng quay sản phẩm, bạn nên nắm rõ thời gian kiểm kê, đóng gói,..Nếu vẫn không chuẩn hóa được quy trình, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn. Như thế sẽ đem đến hiệu quả tốt nhất cho công đoạn này.

Không chuẩn hóa đào tạo nghiệp vụ

Việc không mở các lớp đào tạo về cách sử dụng phần mềm quản lý kho cho nhân viên là một thiếu sót nặng nề. Bởi dù doanh nghiệp có đổ vốn đầu tư nhưng không phổ cập rõ công năng thì chẳng khác gì “ quăng tiền qua cửa sổ”.  Vừa lãng phí  tài sản bỏ ra và làm tiêu hao nguồn nhân lực. Chỉ khi nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân công thì việc quản lý mới hiệu quả được.

Thêm vào đó, cần đào tạo cách xử lý khi có lỗi phần mềm để nhân viên có thể tự thao tác sửa chữa. Đó chính là vấn đề thường thấy ở nhiều công ty. Khi công việc cần làm bị gián đoạn bởi chỉ có một người biết sử dụng thành thạo. Việc thiếu chuyên nghiệp ở khâu vận hành phần mềm sẽ khiến đơn hàng gặp sự cố. Và nghiêm trọng hơn là gia tăng khiếu nại của khách.

Không tối ưu hóa công cụ quản lý tồn kho

Hiện nay việc theo dõi và quản lý hàng tồn kiểu truyền thống đang dần lỗi thời. Bởi khi số lượng hàng lên đến hàng nghìn thì việc quản lý bằng giấy bút dường như là bất khả thi. Không những tốn kinh phí mà còn làm mất nhiều thời gian của bạn.

Thêm nữa , việc tính toán cũng không thể đảm bảo chính xác hoàn toàn. Và tình trạng thất thoát hàng là điều hoàn toàn hiển nhiên. Vậy nên để tránh lãng phí, doanh nghiệp cần trang bị phần mềm quản lý hàng tồn kho. Nó không những chính xác trong tính toán mà tìm kiếm phân loại cũng dễ dàng hơn. Thêm vào đó nó còn giúp kiểm kê hàng hóa khớp với thời gian thực. Đó sẽ là thông tin hữu ích để nhân viên luôn tự tin nhận đơn đặt hàng và bán sản phẩm.