Kinh doanh cafe bằng cách kiểm soát hiệu quả quá trình kinh doanh

Kinh doanh cafe là rất khó khăn và gian nan. Nhưng quá trình vận hành quán cafe thì còn nhiều việc phải làm hơn nữa. Kinh doanh quán cafe có rất nhiều công việc cần chuẩn bị như: quản lý nhân viên, nguyên vật liệu, marketing, vệ sinh an toàn thực phẩm,… Bạn có thể tập trung cho 3 giai đoạn và quy trình sau đây. Đó là giai đoạn đầu vào, vận hành và đánh giá. Khi bạn đã kiểm soát tốt thì quá trình kinh doanh sẽ đơn giản và hoạt động thuận lợi hơn.

>> Tối ưu năng suất của nhà hàng bằng phần mềm quản lý

Giai đoạn đầu vào

Đầu vào là giai đoạn cần chuẩn bị kĩ lưỡng để đảm bảo việc kinh doanh trơn tru hơn.

– Thu mua hàng hóa: kinh doanh cafe thì bạn cần tìm được đối tác cung cấp hàng hóa cho mình từ đầu. Cần có sự uy tín, giá cả, giao hàng,…Và phải có chứng từ rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý của bạn.

– Thống kê hàng hóa quản lý: bạn phải thống kê được những tài sản cố định và tài sản nhỏ, đây có thể là những tài sản khấu hao hoặc tài sản cố định nhưng vấn cần liệt kê chi tiết để tính toán vào chi phí quay vòng, thu hồi vốn.

– Quán cafe phải có kho hàng để dự trữ và bảo quản, kiểm soát. Kho hàng này cần đạt được các tiêu chuẩn riêng về việc bảo quản nguyên vật liệu. Bạn nên chia ra thành kho hàng hàng ngày và kho hàng dài hạn. Ở mỗi kho hàng thì cần có sổ sách để quản lý.

– Mỗi khi nhập hàng thì phải kiểm kê hàng hóa theo đơn vào file quản lý hoặc phần mềm quản lý quán cafe, các phần mềm có tính năng quản lý kho sẽ làm cho việc kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Vận hành kinh doanh cafe

– Phải xây dựng được file tính cost đồ uống và lên giá thành cho đồ uống của cửa hàng café, file này sẽ được đưa thành công thức vào phần mềm quản lý để trừ nguyên vật liệu, tính toán được lượng tồn kho thực tế ngay tại thời điểm bán cho quán.

– Thực hiện quy trình tác nghiệp theo các bước phục vụ –  thu ngân – pha chế.

>> Kinh nghiệm kinh doanh cà phê

Giai đoạn kiểm soát kinh doanh cafe

>> Ý tưởng kinh doanh độc đáo cho ngày 8-3

Kiểm soát thu/chi hàng ngày

– Bạn nên tạo cho quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ và khoản chi lớn cho quản lý, và các khoản chi này cần phải có đầy đủ chữ ký và hóa đơn.

– Những phần thu bao gồm từ bán hàng và thu khác: Kiểm tra dựa trên thực tế tiền cuối ngày và trên chính file quản lý hoặc phần mềm quản lý. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì bạn cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng nhất.

– Đối với việc quản lý thu chi thì hãy tạo danh mục quản lý chi tiết nhất thu và chi phải tách biệt nhau.

Cần nắm bắt được một số bảng báo cáo phân tích dưới đây

– Báo cáo doanh thu của quán theo ngày/tháng/năm rõ ràng.

– Báo cáo chi tiết các chi phí theo danh mục thu-chi của quán.

– Báo cáo thất thoát như đổ vỡ và mất mát, hàng hóa bị hỏng.

– Báo cáo thông tin khách hàng, hội viên thân thiết.

– Báo cáo kho nguyên liệu.

Phần mềm quản lý cafe giúp cho công tác quản lý kinh doanh cafe chuyên nghiệp hơn. Mọi hoạt động kinh doanh luôn được kiểm soát chặt chẽ, chính xác. Tạo sự tin tưởng của khách hàng khi thông tin giá cả luôn chi tiết, rõ ràng… Citipos là một phần mềm quản lý bán hàng đa năng. Với nhiều chức năng giúp đơn giản hoá quy trình quản lý kinh doanh bán hàng, quản lý tồn kho… Phần mềm đang được cung cấp miễn phí với giới hạn chức năng. Giúp cho khách hàng sử dụng thử trước khi quyết định có nên sử dụng hay không.