Phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền sẽ mang lại hiệu quả hơn ?

Trên con đường kinh doanh nói chung hay khởi nghiệp nói riêng. Tồn tại nhiều vấn đề như đồng vốn, mặt bằng, đối tượng khách hàng, nguồn hàng, quản lý,..Và còn nhiều tình huống bất ngờ diễn ra trong suốt quá trình kinh doanh. Đừng tin rằng khi bạn đã xây dựng nền tảng tốt thì sẽ không tồn tại rủi ro.

Cách thức vận hành và quản lý trong kinh doanh là quan trọng nhất trong một bộ máy hoạt động của bất kì mô hình nào. Vậy đâu là biện pháp xử trí nhanh nhất cho vấn đề ai cũng muốn biết câu trả lời này ?

Cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền

Trên thị trường có rất nhiều công cụ hổ trợ cho bạn về mặt quản lý điều hành hệ thống. Nhưng bạn phải biết rõ một điều rằng không phải cứ được quảng cáo tốt nhất, miễn phí hay nhiều cái nhất nhất là vội tin ngay. Bạn cần hiểu được rõ mô hình kinh doanh của mình trước tiên. Sau đó mới tới giai đoạn chọn lựa công cụ phù hợp với cửa hàng của mình. Vì một công cụ sẽ gắn bó với mô hình của bạn về dài lâu để hổ trợ bạn. Hãy cân nhắc và đối chiếu với mô hình kinh doanh của mình !

Blog CitiPos đã tóm tắt nội dung hữu ích qua bài viết này và một bài so sánh khác giữa phần mềm quản lý bán hàng – Excel để các bạn có thể nghiên cứu tham khảo.

Thống kê và lưu trữ thông tin

Bất kỳ giải pháp nhanh gọn nào cũng cần giúp bạn giải quyết vấn đề : nhập liệu, thống kê số lượng hàng nhập – xuất, mã hàng, thông tin khách hàng. Qua số liệu thống kê, bạn sẽ biết rõ hoạt động kinh doanh của mình để chọn hướng phát triển tốt hơn.

• Máy tính tiền có tiện lợi trong kê khai số liệu như bạn nghĩ ?

Về nhập liệu thì không vất vả như Excel. Tuy nhiên đối với công cụ này thì hàng hóa bắt buộc bạn phải tự ký mã hiệu trước đó. Ngoài ra, phải ghi nhớ mã hoặc tra mã trong quá trình bán hàng. Nếu số lượng dữ liệu lớn bắt buộc phải mua thêm phần cứng. Vốn đã cồng kềnh, thiết bị hổ trợ này sẽ càng thêm mất thời gian và chiếm diện tích. Tạo nên nhiều rắc rối trong vấn đề quản lý hàng bán, hàng nhập, kho bãi,..

Mặc dù hiện nay đã được cải tiến với nhiều thiết kế và tiện ích hơn. Giá thành và tiền bảo trì, bảo dưỡng cũng nhiều không kém.

• Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng thì sẽ ra sao ?

Phần mềm quản lí bán hàng có thể dễ dàng lấy số liệu, thông tin từ excel và dữ liệu có sẵn trên các phần cứng. Dễ dàng hơn nữa khi sử dụng được trên mọi phương tiện như laptop, điện thoại, máy tính bảng,..Thao tác chỉ cần chọn trên màng hình hiển thị của phần mềm quản lí bán hàng tiện lợi hơn rất nhiều. Dữ liệu sẽ được tổng hợp và không bị thất thoát trong quá trình mua, bán, quản lý nhân viên.

Riêng đối với phần mềm quản lý bán hàng POS bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề lưu nhớ và cập nhật thông tin. Vì tích hợp công nghệ điện toán đám mây. Ngoài đồng bộ tất cả dữ liệu lên các phương tiện thông minh bạn dùng để quản lý, làm việc. Còn giúp bạn cập nhật thông tin dữ liệu khi kết nối với internet nhanh gọn.

Tuổi thọ của công cụ

• Độ bền thực sự của máy tính tiền hiện đại :

Bình quân máy tính tiền có thể duy trì trong khoảng 7 – 12 năm. Không chỉ nằm ở việc có thể duy trì sử dụng máy. Mà còn tốn nhiều chi phí cho việc bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị.

 

Máy tính tiền chỉ nên dùng cho những cửa hàng bán lẻ với số lượng tối thiểu và hàng hóa đơn giản

Mặt khác, dữ liệu của máy tính tiền cũng khó lưu trữ, phải xuất ra và cập nhật vào một nơi khác. Vì nếu để lâu sẽ phải mua thêm bộ nhớ cho máy.

• Phần mềm quản lí bán hàng hiện đại sẽ như thế nào với độ ổn định cho người quản lý ?

Phần mềm quản lí bán hàng được kết hợp với sự lưu trữ vô hạn và hạn chế sai sót cho người dùng. Tuy vậy, người chủ hay nhà quản lý nên chọn lựa phần mềm có bản quyền. Một phần đảm bảo chất lượng phần mềm quản lý bán hàng lại còn có được sự chăm sóc, hổ trợ nhiệt tình tư vấn sử dụng.

Tuổi thọ của phần mềm quản lí bán hàng POS hầu như là vĩnh viễn nếu bạn không có nhu cầu đổi phần mềm khác.

Khả năng linh hoạt và phát triển công cụ

• Đơn giản là máy tính tiền là một vật chất đã được thiết kế sẵn

Máy tính tiền như một máy tính bình thường, một dạng phần cứng và các chức năng được thiết kế sẵn. Nếu muốn nâng cấp hay sửa chữa tính năng thì cần chi phí khá lớn.

Bạn cũng không thể xử lý nhiều tình huống phát sinh trong quá trình buôn bán, quản lý thường nhật. Bạn phải hoàn toàn dựa trên các tính năng sẵn có của máy tính tiền. Nếu kinh doanh đơn giản và lượng hàng hóa vừa phải bạn cũng có thể chọn thiết bị này để sử dụng một thời gian.

• Phần mềm quản lý bán hàng là ứng dụng quản lý bán hàng tạo sự khác biệt

Không chỉ dễ dàng điều chỉnh danh mục, nâng cấp tính năng. Không mất công với quá trình nâng cấp, sửa chữa ứng dụng. Sử dụng phần mềm quản lí bán hàng, bạn chỉ cần kết nối thiết bị với wifi thì mọi việc sẽ được giải quyết tất !

Phần mềm quản lí bán hàng áp dụng được tất cả mô hình kinh doanh từ siêu thị, kinh doanh shop quần áo tới quán ăn. Quản lý nhân viên lẫn doanh thu, số lượng hàng hóa thay bạn. Nếu có trường hợp đi xa vẫn không sợ thất thoát hay phải đóng cửa cửa hàng.

Hổ trợ bạn phát triển và quản lý hệ thống

• Máy tính tiền có giúp bạn điều này ?

Xin chia buồn với bạn là hoàn toàn không. Máy tính tiền chỉ có thể sử dụng cho mô hình kinh doanh lẻ với lượng hàng hóa tối thiểu.

• Phần mềm quản lí bán hàng POS thì sao ?

Phần mềm quản lí bán hàng Pos là một công cụ hữu hiệu để quản lí cửa hàng, đặc biệt là một chuỗi cửa hàng. Khi việc kinh doanh thuận buồm xuôi gió. Bất cứ ai cũng muốn phát triển hệ thống kinh doanh của mình để gặt hái nhiều lợi nhuận hơn. CitiPOS xin chia sẻ một ít kinh nghiệm về vấn đề quản lý trong hệ thống như sau :

– Kết nối dữ liệu, đồng nhất quản lý toàn bộ thông tin giữa các cửa hàng

Ngoài kết nối, cập nhật thông tin giữa các cửa hàng. Bạn còn cần quan tâm tới các kênh online (web, Facebook, Instagram, các site bán hàng online,..). Thế mới có thể cạnh tranh trong thời buổi hiện tại.

Kể cả khi bạn đi vắng phần mềm quản lí bán hàng cũng có thể hỗ trợ quản lý chi nhánh, doanh thu của cửa hàng. Bạn sẽ có thể vui vẻ đi chơi hay đi công tác nhưng vẫn có thể xử trí công việc kịp thời.

– Phân quyền cho người sử dụng

Ngoài tính năng riêng cho người chủ, quản lý. Phần mềm quản lí bán hàng cũng cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện các thao tác lẫn không bị thiếu sót đơn hàng dẫn đến thất thoát doanh thu. Tiện lợi cho bạn có thể quản lý một lúc hết nhân viên của mình.

 

Phần mềm quản lí bán hàng chỉ cần click chuột mọi vấn đề sẽ được giải quyết tức thời

Giả dụ nhân viên đứng bán hàng sẽ được tính năng lập hóa đơn, làm phiếu trả hàng, thanh toán, tạo thông tin khách hàng. Còn người quản lý mới có thêm tính năng sửa hóa đơn, xem tổng doanh thu, kiểm soát số lượng hàng,.. khi sử dụng phần mềm quản lí bán hàng.

– Kết nối không chỉ trong buôn bán mà còn cả quản lý khâu giao hàng

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động chuyển đơn hàng cần giao cho nhân viên hay công ty giao hàng. Bạn không cần phải mất nhiều thời gian để liên hệ mỗi khi có đơn hàng cần giao.

Chi phí phải bỏ để mua thiết bị hổ trợ quản lý

• Máy tính tiền liệu giá thành rẻ hơn và nên sử dụng ?

Giá thấp nhất của một máy tính tiền là 3 triệu. Nhưng chỉ sử dụng cho quy mô nhỏ, số lượng hàng tối thiểu, ít khâu thanh toán. Với máy tính tiền giá cao thì bộ nhớ lớn, quản lý tốt bù lại phải thường xuyên bảo trì.

• Giá nào để đánh giá được phần mềm quản lý bán hàng hiện đại POS ?

Phần mềm quản lý bán hàng ngày càng thông dụng trên thị trường với nhiều mức giá chênh lệch khác nhau. Có những phần mềm giá rẻ chỉ từ 2 – 3 triệu là đầy đủ tính năng.

Tính năng quản lý của phần mềm còn giúp bạn biết chính xác được hoạt động kinh doanh, hàng hóa và đưa ra chiến lược tốt nhất cho cửa hàng của mình. Phần mềm quản lí bán hàng giúp mang đến một thương hiệu tốt đẹp và uy tín đến với khách hàng.

Bất kì mô hình kinh doanh nào từ nhỏ tới lớn đều có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS. Riêng đối với các phần mềm quản lí bán hàng này thì chẳng tốn chi phí bảo trì hay sửa chữa thiết bị phần cứng gì cả. Phần mềm tự động cập nhật tính năng và áp dụng được cả cho hệ điều hành IOS lẫn Windows, Android…

Muốn báo cáo khi nào có khi ấy

• Máy tính tiền muốn xuất hóa đơn, báo cáo có nhanh chóng khi cần không ?

Thường vào cuối ngày kế toán mới xuất báo cáo doanh thu một ngày để đảm bảo tính chính xác. Nếu muốn ngay lập tức trước cuối ngày phải in ra hoặc kết xuất để đưa quản lý. Tuy nhiên rất dễ ảnh hưởng tới tính chính xác nếu thường xuyên in đột ngột như vậy.

• Phần mềm quản lí bán hàng POS giải quyết các hóa đơn, báo cáo ra sao ?

Không những hóa đơn, báo cáo mà cả tình trạng hàng hóa đã bán, tồn kho cũng được lưu trữ sẵn có trên các thiết bị kết nối phần mềm quản lí bán hàng. Bạn có thể kiểm tra bất kì lúc nào một cách đơn giản nhanh gọn hơn. Cũng không mất nhiều thời gian kết xuất hoặc in ra làm ảnh hưởng quá trình làm việc, buôn bán.

Các công dụng đi kèm khác

• Máy tính tiền chỉ là máy móc 

Riêng với máy tính tiền thì không có khả năng gì khác ngoài tính tiền, xuất hóa đơn, báo cáo. Thế nên bỏ một số tiền không nhỏ mua máy tính tiền bạn hãy nghiên cứu kỹ. Nếu muốn có thể làm nhiều việc khác hơn bạn sẽ phải sắm sửa thêm các thiết bị thông minh khác

• Phần mềm quản lí bán hàng POS tối giản hơn thế

Vì phần mềm quản lí bán hàng tích hợp trên các thiết bị thông minh sẵn có của chủ cửa hàng, nhân viên. Thế nên ngoài làm việc trực tiếp, bạn còn có thể làm việc khác như quản lý website, buôn bán trên các site bán hàng online, đọc báo, kiểm tra email,…

>> Bạn có thể Tham khảo phần mềm quản lí bán hàng CitiPOS của chúng tôi. Vì niềm vui và thời gian của bạn là những nổ lực nghiên cứu và phát triển của CitiPOS !